日本語
Quy định về xử lý thông tin cá nhân
1. Mục đích sử dụng đối với thông tin cá nhân do Công ty thu thập |
|
| Phân loại thông tin cá nhân | Mục đích sử dụng |
|---|---|
| Thông tin cá nhân của đối tác ① * | Lập thư mời phục vụ thủ tục xin visa Việt Nam |
| Thông tin cá nhân của đối tác ② * | Thực hiện đặt vé máy bay và đặt khách sạn |
| Thông tin cá nhân của đối tác ③ * | Trao đổi công việc; xử lý đơn hàng; hóa đơn và thanh toán |
| Thông tin cá nhân của kỹ sư tại Việt Nam | Thư mời công tác ngắn hạn; xin visa Nhật Bản |
| Thông tin cá nhân của nhân viên * | Quản lý lao động: lương/thuế, sức khỏe, hưu trí/bảo hiểm, liên lạc |
| Thông tin cá nhân của ứng viên * | Cung cấp thông tin, liên hệ và thực hiện tuyển dụng |
| Thông tin cá nhân từ liên hệ/yêu cầu * | Phản hồi nội dung liên hệ |
| Thông tin nhân viên công ty trong tập đoàn | Thực hiện nghiệp vụ nhận ủy thác (quản lý nhân viên) |
| Thông tin cá nhân của học viên | Liên hệ phục vụ đào tạo; hóa đơn và thanh toán |
2. Ủy thác xử lý thông tin cá nhân |
| Trong phạm vi cần thiết để đạt mục đích sử dụng, Công ty có thể ủy thác việc xử lý thông tin cá nhân cho bên thứ ba. |
| Khi ủy thác, Công ty sẽ lựa chọn đơn vị nhận ủy thác có hệ thống bảo vệ thông tin cá nhân được thiết lập phù hợp và |
| ký kết hợp đồng liên quan đến bảo vệ thông tin cá nhân. |
3. Biện pháp quản lý an toàn đối với thông tin cá nhân |
| Công ty áp dụng các biện pháp cần thiết và phù hợp nhằm phòng ngừa rò rỉ, mất mát hoặc sai lệch, đồng thời bảo đảm an toàn |
| trong quản lý thông tin cá nhân. Xin lưu ý: trong một số trường hợp, Công ty có thể không cung cấp được dịch vụ tương ứng. |
4. Cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba |
| 4.1. Biện pháp quản lý ở cấp tổ chức |
| (1) Chỉ định người phụ trách quản lý thông tin cá nhân |
| Xác định người chịu trách nhiệm xử lý và hoàn thiện cơ chế bảo mật. |
| (2) Ban hành quy định và phổ biến thực hiện |
| Xây dựng và phổ biến chính sách an ninh thông tin cá nhân và các quy định/quy tắc liên quan. |
| (3) Rà soát và giám sát việc thực hiện |
| Đánh giá định kỳ việc xử lý thông tin cá nhân, do Người quản lý thông tin cá nhân phụ trách. |
| (4) Quy trình ứng phó khi xảy ra sự cố |
| Quy định quy trình xử lý sự cố; cải tiến thông qua kiểm tra nội bộ và rà soát của ban quản lý. |
| (5) Giám sát đơn vị nhận ủy thác |
| Hướng dẫn và giám sát yêu cầu an toàn theo chính sách lựa chọn đơn vị nhận ủy thác. |
| 4.2. Biện pháp quản lý về con người |
| (1) Quy định và đào tạo về bảo vệ thông tin cá nhân |
| Tổ chức đào tạo cho nhân viên. |
| Ký kết nghĩa vụ theo hợp đồng và thỏa thuận bảo mật. |
| 4.3. Biện pháp quản lý về cơ sở vật chất |
| (1) Kiểm soát ra/vào |
| Thiết lập mức độ bảo mật và kiểm soát ra/vào bằng nhận diện khuôn mặt (khóa điện tử). Chìa khóa khu vực ra/vào được lưu giữ và quản lý đúng quy định. |
| (2) Phòng ngừa trộm cắp |
| Tài liệu và vật lưu trữ thông tin mật được cất giữ trong tủ/khu vực có khóa, không để tài liệu mật trên bàn làm việc. |
| 4.4. Biện pháp quản lý về kỹ thuật |
| (1) Xác thực truy cập |
| Xác thực bằng thẻ IC và nhận diện khuôn mặt. |
| (2) Kiểm soát truy cập |
| Hạn chế người được truy cập và áp dụng kiểm soát truy cập. |
| (3) Quản lý quyền truy cập |
| Thiết lập và quản lý quyền theo vị trí công việc. |
| (4) Lưu vết truy cập |
| Ghi lại và lưu giữ lịch sử thao tác và lịch sử truy cập trên hệ thống. |
| (5) Phòng chống mã độc |
| Cập nhật định nghĩa virus và áp dụng định kỳ các bản vá bảo mật. |
5. Về dữ liệu cá nhân do Công ty lưu giữ |
| ・Người chịu trách nhiệm: Tổng Giám đốc (Người quản lý bảo vệ thông tin cá nhân) |
| ・Phạm vi dữ liệu lưu giữ: Các thông tin cá nhân có dấu “*” tại Mục 1 |
| ・Đầu mối liên hệ: Văn phòng PMS / Điện thoại: 03-6261-5698 |
| ・Thủ tục yêu cầu công bố: Vui lòng liên hệ đầu mối nêu trên; Công ty sẽ hướng dẫn thủ tục cần thiết (qua email/fax). |
| (Về nguyên tắc, người không phải nhân viên vui lòng chuẩn bị bản sao giấy tờ xác minh danh tính.) |
| ・Phí: Miễn phí |
| Liên hệ hỗ trợ về thông tin cá nhân |
| Công ty Cổ phần VTI Japan |
| Địa chỉ: Tầng 5, Tòa nhà Akebonobashi SHK, 4-3 Katamachi, quận Shinjuku, Tokyo 160-0001, Nhật Bản |
| Số điện thoại: 03-6261-5698 |
| Bộ phận phụ trách bảo mật thông tin cá nhân |
